In Enaio werden verschiedene Stammdaten für die jeweiligen Mandaten benötigt:
1. Mandant
2. Sachkonten
3. Artikel
4. Kostenstellen
5. Steuerschlüssel
Neuanlage von Stammdaten
Stammdaten können neu angelegt werden, indem der Schrank "Stammdaten" geöffnet wird. Hier dann die Stammdaten-Typ auswählen, der neu angelegt werden soll. Es öffnet sich dann der Ordner und dort kann mit einem Rechtsklick das Kontext-Menü mit dem Eintrag "Neu" ausgewählt werden. Über den Ordner selbst ist dies nicht möglich, da sich hier nur eine Trefferliste öffnet.
Es gibt neben der manuellen Anlage noch zwei Möglichkeiten, die notwendigen Daten in Enaio zu hinterlegen:
Kopieren bestehender Stammdaten
Sind die Stammdaten bereits in Enaio für einen anderen Mandaten hinterlegt, können diese kopiert werden.
Hierzu den entsprechenden Stammdatensatz suchen, markieren und mit Rechtsklick das Kontextmenü aufrufen.
Den Eintrag "Kopie erstellen" auswählen und den Datensatz kopieren.
Dabei muss der Mandant noch geändert werden.
Dies ist der schnellste Weg bei wenigen Stammdaten, wie z.B. den Steuerschlüsseln.
Import einer Excel-Liste
Ist eine größere Anzahl an Stammdaten von einem Mandanten zum anderen zu übernehmen oder neu einzulesen, erfolgt dies am Besten über einen Excel-Import. In diesem Fall bitte die Daten in einer Excel-Liste entsprechend der Enaio-Felder aufbereiten und an den Service-Desk geben. Ein Administrator liest diese ein.
Können die Daten, wie Sachkonten oder Artikel von anderen Mandanten übernommen werden, müssen diese zunächst exportiert werden.
Die Daten aufrufen und markieren.
Anschließend auf Exportieren - Indexdaten
Und den folgenden Dialog mit OK bestätigen.
Die Daten in eine Excel-Liste einfügen.
Die Spalten mit einer Überschrift versehen, die Daten abändern und ggf. ins korrekte Format (Text) bringen.
Die Datei mit einem sprechenden Namen versehen, z.B. 003_Sachkonten_einmalig.xlsx und in diesem Verzeichnis speichern: D:\OSECM\OS_Admin\Import\Stammdaten
Werden die Daten aus einem Fremdsystem importiert, sollte die Daten ebenfalls im korrekten Format und mit Spaltenüberschriften versehen sein.
Zum Importieren der Daten, muss der enaio-Administrator gestartet werden.
Hier die automatischen Aktionen aufrufen und den Import: Import_aus_Excel auswählen (für Kostenstelle und Sachkonten gibt es jeweils einen eigenen Excel-Import)
Den Import entsprechend der Stammdaten konfigurieren.
- Auswahl der entsprechenden Excel-Datei
- Meist kommt eine Fehlermeldung, dass einige Felder nicht zugeordnet werden können. Diese einfach bestätigen. Die korrekten Felder werden im Nachgang zugeordnet
- Als Schrank bleibt "Stammdaten" und dann das jeweilige Objekt auswählen, dass importiert werden soll
- Bei Stammdaten wird "Typ" ausgewählt, z.B. Kostenstelle, Artikel, etc.
- Bei den Feldzuordnungen, darauf achten dass nur Mandant und entweder Kostenstelle, Sachkonto oder Artikelnummer als Suchfeld definiert sind. Alles andere sollte kein Suchfeld sein.
- Die Konfiguration fertigstellen.
- Die Daten mit "Jetzt starten" importieren.